Mühelose Einkaufskontrolle mit Beschaffungs- und Zahlungssoftware

• Bedarf an Waren oder Dienstleistungen feststellen.
• Eine Bestellanforderung erstellen und zur Genehmigung senden.
• Die Bestellanforderung in eine Bestellung konvertieren und zur Genehmigung senden (falls erforderlich).
• Waren oder Dienstleistungen empfangen und einen Wareneingangsbeleg erstellen.
• Die Rechnung empfangen und mit der zugehörigen Bestellung vergleichen.
• Die Rechnung genehmigen und bezahlen.
• Aufzeichnungen für Audits führen.

Source-to-Pay (S2P) ist ein umfassender Begriff, der den gesamten Beschaffungsprozess von der strategischen Beschaffung (Auswahl von Lieferanten und Vertragsverhandlungen) bis zur Zahlungsabwicklung beschreibt. Procure-to-Pay (P2P) bezieht sich auf einen spezifischen Teil des S2P-Prozesses, nämlich das Anfordern, Bestellen, Empfangen und Bezahlen von Lieferanten.

• Verwaltung dezentralisierter oder globaler Beschaffungsoperationen.
• Begrenzte Sichtbarkeit für Stakeholder in den Beschaffungsphasen.
• Unvollständige Dateneingabe.
• Betrügerische oder doppelte Rechnungen.
• Komplexe Lieferantenbeziehungen und schlechte Lieferantenleistung.
• Verlust von Beschaffungsdokumenten.
• Überausgaben und unkontrollierte Einkäufe.
• Bedarfsprognose und Aufrechterhaltung angemessener Lagerbestände.

Wenn Unternehmen sich für die Einführung von Beschaffungs- und Bezahllösungen entscheiden, können sie all diese Herausforderungen effektiv angehen, aber es ist wichtig, sicherzustellen, dass das System mit bestehenden Tools integriert und einfach zu bedienen ist.

Der 3-Wege-Abgleich ist der Prozess der Überprüfung einer Lieferantenrechnung durch Vergleich mit der zugehörigen Bestellung und dem Wareneingangsbeleg. Dieser Schritt ist wichtig, um zu bestätigen, dass die Details in allen drei Dokumenten übereinstimmen, bevor die Zahlung genehmigt wird. Der 3-Wege-Abgleich wird automatisch in Beschaffungs- und Bezahllösungen durchgeführt.

Beschaffungs- und Bezahllösungssoftware ist ein Geschäftswerkzeug, das Organisationen ermöglicht, ihre Beschaffungsvorgänge zu automatisieren, von der Erstellung einer Bestellanforderung bis zur Zahlungsausstellung. Üblicherweise optimieren P2P-Softwarelösungen den Bestell- bis Rechnungsprozess, das Ausgabenmanagement, Genehmigungsworkflows, Lieferantenbeziehungen und mehr.

Beschaffungs- und Bezahllösungssoftware umfasst ein breiteres Spektrum an Beschaffungsaktivitäten, einschließlich der Erstellung von Bestellanforderungen, Bestellungsmanagement, Rechnungsbearbeitung, Empfang der benötigten Waren und Ausführung von Zahlungen. Ein Kreditorenbuchhaltungssystem konzentriert sich speziell auf die Verarbeitung von Rechnungen und die Abwicklung von Lieferantenzahlungen.

Procure-to-Pay-Lösungen helfen Unternehmen, Einkäufe nachzuverfolgen, die Erstellung und Genehmigung von Bestellungen und anderen damit verbundenen Dokumenten zu vereinfachen, Einsparungen freizusetzen und Aufzeichnungen für Audits zu führen. Dadurch vermeiden Mitarbeiter Fehler bei der manuellen Dateneingabe, nicht autorisierte Einkäufe, eigenmächtige Ausgaben und Genehmigungsengpässe.

Die Vorteile einer Beschaffungs- und Bezahllösung umfassen effizientere Workflows für Anforderungen und Genehmigungen, bessere Genauigkeit von Beschaffungsdokumenten, vollständige Transparenz über alle Einkäufe und Ausgaben, stärkere Lieferantenbeziehungen, effizientes Vertragsmanagement und Beschaffungskonformität in den Abteilungen.

Unternehmen können den besten Wert aus Software ziehen, die mit mehrstufigen Genehmigungsworkflows, Ausgabenkontrolle, Bestandsmanagement, automatischem 2- und 3-Wege-Abgleich, Lieferantenbeziehungsmanagement und einfach zu verwendenden Vorlagen für Einkaufsanforderungen, Bestellungen, Rechnungen und Belege kommt.

Beschaffungs- und Bezahllösungssoftware bietet den Benutzern eine Reihe von Modulen und Funktionen, die es den Benutzern ermöglichen, die folgenden Schritte im System einfach abzuschließen:

• Anforderung: Mitarbeiter erstellen und übermitteln Bestellanforderungen für benötigte Artikel oder Dienstleistungen.
• Genehmigung: Die Anforderungen durchlaufen einen Genehmigungsworkflow, bei dem Manager diese überprüfen und genehmigen.
• Bestellung: Nach der Genehmigung können die Beschaffungsmanager die Bestellanforderungen in Bestellungen (POs) umwandeln und diese an die Lieferanten senden.
• Empfang: Nach der Lieferung erstellen die zuständigen Benutzer Belege und überprüfen diese im Vergleich zu den POs.
• Rechnungsabgleich: Lieferantenrechnungen werden automatisch mit ihren POs und Belegen abgeglichen, um Genauigkeit zu gewährleisten.
• Zahlung: Genehmigte Rechnungen werden zur Zahlung verarbeitet und vervollständigen die Transaktion.