Kundenorientierte Bestellsoftware

Je nach Unternehmensstruktur und festgelegten Verfahren können Bestellungen von Mitgliedern des Beschaffungs- oder Einkaufsteams, Betriebsleitern, Abteilungs- oder Projektmanagern sowie Mitgliedern der Finanz- oder Buchhaltungsabteilung ausgestellt werden. Es ist am besten, Bestellsoftware zu verwenden, um die Dokumentenerstellung zu vereinfachen, schnelle Genehmigungen zu erhalten und eine zuverlässige Nachverfolgung zu gewährleisten.

Eine Bestellung sollte die folgenden Informationen enthalten:

• PO-Nummer
• Erstellungsdatum
• Lieferdatum
• Name und Adresse des Käufers
• Name und Adresse des Verkäufers
• Rechnungsadresse
• Lieferadresse
• Artikeltyp
• Produktnummer, Modellnummer oder SKU
• Bestellmenge
• Preis der Produkte oder Dienstleistungen
• Gesamtbetrag
• Zahlungsbedingungen

Die Bestellnummer ist eine einzigartige Referenznummer, die jeder Bestellung innerhalb des PO-Systems eines Unternehmens zugewiesen wird. Sie hilft den Beteiligten, den Status der Bestellung zu verfolgen und zu identifizieren.

Obwohl es möglich ist, eine Bestellung in Excel zu erstellen, ist die Verwendung von Online-Bestellsoftware ein effizienterer Ansatz. In Excel gestalten Benutzer eine Vorlage mit relevanten Feldern wie Artikelbeschreibungen, Mengen, Preisen und Lieferanteninformationen. Dann geben sie die Details für jeden Kauf manuell ein und aktualisieren diese, was zeitaufwendig sein kann und fehleranfällig ist, besonders wenn es um den Genehmigungsprozess und die Nachverfolgung von Bestellungen geht.

• Standardbestellung (PO oder SPO) für einmalige oder seltene Käufe.
• Rahmenbestellung (BPO) für wiederkehrende Käufe, die in regelmäßigen Abständen stattfinden.
• Geplante Bestellung (PPO) für wiederkehrende Bestellungen, die in unregelmäßigen Abständen auftreten.
• Vertragsbestellung (CPO) für komplexe oder hochwertige Käufe, um die Bedingungen festzulegen, unter denen POs in Zukunft ausgestellt werden.

Bestellsoftware (PO-Software) ist eine Art digitales Geschäftswerkzeug, das Unternehmen dabei hilft, die Erstellung, Genehmigung, Nachverfolgung und Verwaltung von Bestellungen und zugehörigen Dokumenten zu zentralisieren und zu automatisieren.

Gute Bestellsoftware hilft Benutzern, schnell Bestellungen mit Dropdown-Menüs sowie Artikel- und Lieferantenkatalogen zu erstellen. Das Unternehmen kann auch Genehmigungsschritte konfigurieren, um nur autorisierte Dokumente an Lieferanten oder Zulieferer zu senden. Dann können Benutzer die Bestellung innerhalb des PO-Systems nachverfolgen und sehen, ob sie genehmigt, empfangen oder bezahlt wurde. Bestellverwaltungssoftware speichert auch alle Bestellungen und macht sie jederzeit für Benutzer abrufbar.

Die Verwendung von Bestellsoftware bietet mehrere wichtige Vorteile, wie z. B.: weniger menschliche Fehler, Fernzugriff auf Bestellungen, rationalisierte Dokumentengenehmigungen, Dokumentenspeicherung für eine Prüfspur, automatischer 3-Wege-Abgleich und verbesserte Kostenkontrolle.

Die wichtigsten Funktionen für Bestellverwaltungssoftware umfassen:

• Umwandlung von Bestellanforderungen in Bestellungen
• Mehrstufige Genehmigungsworkflows
• Einfache Suche nach zugehörigen Rechnungen und Belegen
• Automatischer 2- und 3-Wege-Abgleich
• Die Möglichkeit, Bestellungen herauszufiltern
• Sichtbare PO-Status

Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass die Bestellautomatisierungssoftware benutzerfreundlich ist, regelmäßig aktualisiert wird und von einem reaktionsschnellen Kundenservice unterstützt wird.

Die beste Bestellsoftware, wie Precoro, vereinfacht und beschleunigt den Beschaffungsprozess erheblich mit Modulen für Rechnungen, Belege, Budgets, Ausgaben, Lieferantenmanagement, Artikelkataloge, Bestandsmanagement und Berichte. Indem Sie sich für Bestellverwaltungssoftware entscheiden, die all diese Aufgaben übernimmt, können Unternehmen maximale Effizienz erzielen. Dieser Ansatz spart auch Zeit und Geld, indem die Notwendigkeit, mehrere separate Werkzeuge zu implementieren und zu verwalten, eliminiert wird.